Reklamacje

Zasady obowiązujące od 29 lipca 2026 r.

Dbamy o jakość oferowanej kawy oraz prawidłową realizację zamówień. Jeżeli otrzymany Produkt jest niezgodny z umową, uszkodzony, niekompletny albo różni się od zamówionego, można złożyć reklamację bezpośrednio do White Eagle Coffee.

Kto może złożyć reklamację?

Reklamację może złożyć każdy Klient, który stwierdzi nieprawidłowość dotyczącą zakupionego Produktu albo realizacji zamówienia.

Zasady opisane na tej stronie dotyczą w szczególności:

• Konsumentów;
• Przedsiębiorców na prawach konsumenta;
• Klientów B2B — z uwzględnieniem postanowień Regulaminu sprzedaży i konta B2B oraz indywidualnych warunków współpracy.

W przypadku Konsumenta odpowiedzialność za brak zgodności Produktu z umową ponosi Sprzedawca. Konsument kieruje więc reklamację do White Eagle Coffee, niezależnie od tego, czy problem powstał podczas przygotowania zamówienia, pakowania czy transportu.

Kiedy Produkt może być niezgodny z umową?

Produkt może być niezgodny z umową w szczególności wtedy, gdy:

• dostarczono inną kawę niż zamówiona;
• dostarczono kawę w innej formie niż zamówiona, np. mieloną zamiast ziarnistej;
• gramatura Produktu jest niezgodna z zamówieniem;
• opakowanie jest uszkodzone, rozerwane, nieszczelne lub zabrudzone;
• Produkt został uszkodzony albo zawilgocony;
• data minimalnej trwałości upłynęła przed dostarczeniem;
• Produkt nie posiada właściwości wskazanych w opisie;
• zamówienie jest niekompletne;
• dostarczono zbyt małą albo zbyt dużą liczbę Produktów;
• Produkt nie nadaje się do zwykłego używania zgodnie ze swoim przeznaczeniem;
• jakość, rodzaj, ilość lub opis Produktu nie odpowiadają zawartej umowie.

Towar powinien odpowiadać między innymi uzgodnionemu opisowi, rodzajowi, ilości i jakości oraz posiadać właściwości, których klient może rozsądnie oczekiwać.

Jak złożyć reklamację?

Reklamację można złożyć:

• pocztą elektroniczną na adres: kontakt@whiteeaglecoffee.pl;
• listownie na adres:

White Eagle Coffee Adrian Borowiec
ul. Zacisze 1
39-460 Nowa Dęba

Reklamację można złożyć w dowolnej formie. Skorzystanie ze specjalnego formularza nie jest obowiązkowe.

Dla celów dowodowych zalecamy przesłanie reklamacji pocztą elektroniczną lub w formie pisemnej.

Jakie informacje podać w reklamacji?

W celu sprawnego rozpatrzenia reklamacji warto podać:

• imię i nazwisko albo nazwę firmy;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• numer zamówienia;
• nazwę reklamowanego Produktu;
• datę otrzymania zamówienia;
• opis stwierdzonej niezgodności;
• datę zauważenia problemu;
• żądany sposób rozpatrzenia reklamacji.

W przypadku reklamacji dotyczącej jakości kawy warto również podać:

• numer partii znajdujący się na opakowaniu;
• datę minimalnej trwałości;
• sposób przechowywania Produktu;
• informację, czy opakowanie było uszkodzone przy odbiorze.

Pomocne może być przesłanie zdjęć:

• Produktu;
• opakowania jednostkowego;
• opakowania wysyłkowego;
• etykiety przewozowej;
• widocznych uszkodzeń.

Brak zdjęć, numeru partii lub specjalnego formularza nie powoduje automatycznego odrzucenia reklamacji, jeżeli możliwe jest jej rozpatrzenie na podstawie innych informacji.

Czy paragon jest wymagany?

Paragon fiskalny nie jest jedynym dopuszczalnym dowodem zakupu i jego brak nie może być samodzielną podstawą odmowy przyjęcia reklamacji.

Zakup można potwierdzić również za pomocą:

• wiadomości e-mail z potwierdzeniem zamówienia;
• numeru zamówienia;
• faktury;
• potwierdzenia przelewu;
• historii płatności kartą;
• danych zapisanych na Koncie klienta;
• innych wiarygodnych dowodów zakupu.

Sprzedawca nie może uzależnić przyjęcia reklamacji wyłącznie od przedstawienia paragonu fiskalnego.

Jakich działań może żądać Konsument?

Jeżeli Produkt jest niezgodny z umową, Konsument może w pierwszej kolejności żądać:

• naprawy Produktu albo
• wymiany Produktu.

Ze względu na charakter produktów spożywczych naprawa kawy najczęściej nie będzie możliwa. W takim przypadku właściwym sposobem doprowadzenia Produktu do zgodności z umową będzie zazwyczaj wymiana na Produkt prawidłowy.

White Eagle Coffee może zastosować inne rozwiązanie niż wybrane przez Konsumenta, jeżeli wskazany sposób:

• jest niemożliwy albo
• wymagałby nadmiernych kosztów w porównaniu z drugim dostępnym sposobem.

Jeżeli zarówno naprawa, jak i wymiana są niemożliwe albo wymagałyby nadmiernych kosztów, Sprzedawca może odmówić doprowadzenia Produktu do zgodności tymi sposobami.

Obniżenie ceny lub odstąpienie od umowy

Konsument może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo — w przypadku istotnej niezgodności — odstąpić od umowy, w szczególności gdy:

• White Eagle Coffee odmówiło naprawy lub wymiany;
• Produkt nie został doprowadzony do zgodności w rozsądnym czasie;
• niezgodność występuje nadal pomimo próby jej usunięcia;
• z okoliczności wynika, że Produkt nie zostanie doprowadzony do zgodności bez nadmiernych niedogodności;
• niezgodność jest na tyle istotna, że uzasadnia natychmiastowe obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy.

Konsument nie może odstąpić od umowy, jeżeli brak zgodności jest nieistotny. Przepisy przewidują jednak domniemanie, że brak zgodności jest istotny.

Obniżona cena powinna pozostawać w odpowiedniej proporcji do zmniejszonej wartości Produktu.

Kwota wynikająca z obniżenia ceny zostanie zwrócona niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia Konsumenta o obniżeniu ceny.

Termin odpowiedzi na reklamację

White Eagle Coffee udzieli odpowiedzi na reklamację Konsumenta w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

Jeżeli odpowiedź nie zostanie udzielona w tym terminie, reklamację uważa się za uznaną.

Odpowiedź zostanie przekazana na papierze albo innym trwałym nośniku, w szczególności na adres e-mail podany przez Klienta.

Okres odpowiedzialności Sprzedawcy

White Eagle Coffee odpowiada za brak zgodności Produktu z umową, który:

• istniał w chwili dostarczenia Produktu oraz
• ujawnił się w ciągu dwóch lat od jego dostarczenia.

W przypadku produktu spożywczego ocena reklamacji uwzględnia jego charakter, datę minimalnej trwałości, warunki przechowywania oraz sposób obchodzenia się z Produktem po dostarczeniu.

Jeżeli brak zgodności ujawnił się przed upływem dwóch lat, co do zasady przyjmuje się, że istniał już w chwili dostarczenia, o ile założenia tego nie można pogodzić ze specyfiką Produktu lub charakterem niezgodności.

Przekazanie reklamowanego Produktu

Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga sprawdzenia Produktu, uzgodnimy z Klientem sposób jego przekazania.

Konsument udostępnia reklamowany Produkt Sprzedawcy, natomiast koszty:

• odbioru;
• przesyłki;
• przewozu;
• wymiany;
• materiałów niezbędnych do wykonania reklamacji

ponosi White Eagle Coffee.

Konsument nie powinien wysyłać Produktu na własny koszt bez wcześniejszego uzgodnienia sposobu przesyłki.

Nie należy wysyłać reklamowanego Produktu przesyłką za pobraniem bez wcześniejszego uzgodnienia.

Zwrot Produktu po odstąpieniu w ramach reklamacji

Jeżeli Konsument skutecznie odstąpi od umowy z powodu istotnej niezgodności Produktu z umową:

• Konsument zwraca Produkt na koszt White Eagle Coffee;
• White Eagle Coffee zwraca cenę niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania Produktu albo dowodu jego odesłania;
• zwrot następuje przy użyciu tej samej metody płatności, chyba że Konsument zgodzi się na inną bezkosztową metodę.

Uszkodzenie przesyłki podczas transportu

Jeżeli przesyłka jest widocznie uszkodzona, zalecamy:

• sprawdzenie jej stanu w obecności kuriera, jeżeli jest to możliwe;
• wykonanie zdjęć zewnętrznego opakowania;
• wykonanie zdjęć uszkodzonego Produktu;
• sporządzenie protokołu szkody z przewoźnikiem;
• zachowanie opakowania wysyłkowego i etykiety przewozowej;
• niezwłoczne skontaktowanie się z White Eagle Coffee.

Brak protokołu szkody nie pozbawia Konsumenta prawa do złożenia reklamacji.

Reklamację należy kierować do White Eagle Coffee. Klient nie ma obowiązku samodzielnego dochodzenia roszczeń od przewoźnika.

Reklamacje dotyczące smaku i naturalnych cech kawy

Kawa jest produktem naturalnym. Poszczególne partie ziaren mogą wykazywać niewielkie różnice dotyczące:

• wyglądu ziaren;
• intensywności aromatu;
• odcienia po wypaleniu;
• profilu smakowego;
• naturalnej kwasowości;
• zawartości pojedynczych uszkodzonych ziaren w granicach właściwych dla danego surowca.

Samo subiektywne niezadowolenie z profilu smakowego kawy nie oznacza automatycznie niezgodności Produktu z umową, jeżeli Produkt odpowiada zamówieniu, opisowi, deklarowanemu pochodzeniu, stopniowi palenia oraz pozostałym informacjom przedstawionym przed zakupem.

Nie ogranicza to prawa do reklamacji, jeżeli kawa:

• posiada zapach lub smak świadczący o zepsuciu;
• została zawilgocona;
• jest zanieczyszczona;
• nie odpowiada opisowi;
• ma inne obiektywne nieprawidłowości.

Reklamacje dotyczące usług elektronicznych

Reklamacje mogą dotyczyć również działania:

• sklepu internetowego;
• koszyka;
• Konta klienta;
• Konta B2B;
• procesu składania zamówienia;
• formularza rejestracji B2B.

Reklamację dotyczącą usługi elektronicznej można przesłać na adres:

kontakt@whiteeaglecoffee.pl

W zgłoszeniu warto podać:

• opis problemu;
• datę i przybliżoną godzinę jego wystąpienia;
• używaną przeglądarkę i urządzenie;
• adres podstrony, na której wystąpił problem;
• zrzut ekranu, jeżeli jest dostępny.

Reklamacja dotycząca usługi elektronicznej zostanie rozpatrzona niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni.

Reklamacje Klientów B2B

Przedsiębiorcy, którzy nie są Przedsiębiorcami na prawach konsumenta, składają reklamacje na zasadach określonych w:

• Regulaminie sklepu internetowego;
• Regulaminie sprzedaży i konta B2B;
• indywidualnych warunkach współpracy;
• obowiązujących przepisach Kodeksu cywilnego.

Klient B2B powinien sprawdzić zamówienie bez zbędnej zwłoki po jego otrzymaniu i możliwie szybko poinformować White Eagle Coffee o stwierdzonych nieprawidłowościach.

Pozasądowe rozwiązanie sporu

Jeżeli reklamacja Konsumenta nie zostanie uwzględniona, Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązania sporu, w szczególności z pomocy:

• miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów;
• organizacji konsumenckiej;
• właściwego Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej;
• podmiotu uprawnionego do pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich.

Po nieuwzględnieniu reklamacji White Eagle Coffee przekaże Konsumentowi informację o właściwym podmiocie uprawnionym oraz wskaże, czy wyraża zgodę na udział w danym postępowaniu.

Kontakt w sprawie reklamacji

White Eagle Coffee Adrian Borowiec
ul. Zacisze 1
39-460 Nowa Dęba

telefon: +48 726 374 052
e-mail: kontakt@whiteeaglecoffee.pl